ניהול זמן למשימות בצורה יעילה

ניהול זמן בצורה יעילה- כך תעשו זאת נכון

אז איזה חשיבה יש לך של מנכ"ל או עובד?

מנכ"ל ועובד חושבים אחרת לגבי פרודוקטיביות כמו גם ניהול הזמן בצורה נכונה.
במאמר אני אסביר את ההבדל בגישות ואיך למעשה כאשר מתבצע תהליך של ניהול של הזמן בצורה נכונה המנכ"ל מרוויח זמן בעוד העובד משתמש בו.
כל עובד, מנהל או עצמאי יכול להתנהג כמו מנכ"ל כשזה נוגע לניהול הזמן ורמת האפקטיביות.

ניהול זמן למשימות- התייעלות מבורכת לארגון

עובד יכול להעלות את רמת היעילות שלו דרך חיזוק ושיפור
מיומנויות פיזיות: שינה אכילה ופעילות גופנית.
מיומנויות מנטלית : שיפור הריכוז והמיקוד ומיומנויות של תעדוף וניהול יומן.
ועדיין טוב ככל שיהיה יש גבול ליכולת, ובעצם כל עובד או עובדת עצמאי, בעלת עסק או פרילנסר  יש להם כמות מוגבלת של עבודה שיכולה להתבצע.

תכנון וניהול של הזמן בצורה אפקטיבית וקבלת עזרה

יש דרך לשפר את היעילות – לקחת עזרה. לשכור מישהו או מישהי להיות העוזר.ת האישית שלך. זה יכולה להיות עובדת או עובד במשרה חלקית או מלאה, יש שירותי משרד חיצוניים שניתן לגייס לטובת העניין. העניין החוזי תלוי בענייני תקציב וצורך שלך.
העיקר שהעזרה שלקחת יכולה לצפות מה צריך ולגרום לזה לקרות – ככה פשוט

ניהול זמן  נכון מסייע לנו להיות הרבה יותר מפוקסים וממוקדי מטרה, מה שיכול לסייע לנו לפנות זמן למשימות החשובות ביותר עם סדר העדיפות הגבוה ביותר.
אני יודעת שעכשיו המחשבות על כמה זה עולה, ואני לא יכולה להרשות לעצמי עולות כרגע ובטח עוד כמה התנגדויות. לרגע אחד, נניח אותן בצד ונדמיין את רשימת המטלות – הקניות, המתנות לחג, ארגון הטיול והקייטנות, התשלומים, הטסט של הרכב, מענה למיילים, ואת כל המשימות המשמימות שלנו נעביר למישהו אחר – מדהים אה?

ברור שעכשיו מיד, צפה המחשבה, של "מי אני שתהיה לי עזרה? להורים שלי אין, לחברים שלי אין, זה מוזר שלי תהיה". זה מיינדסט של עובד, שחושב שהכול הוא צריך לעשות לבד, וזה מתבטא בצורה ניכרת בצורת תכנון זמן או ניהול של הזמן למשימות שמקדיש העובד.
דרך אחרת לחשיבה וגישה לחיים היא גישת המנכ"ל.

גישת המנכ"ל שואלת מה אני רוצה – ואז גורמת לדברים לקרות. מנכ"ל מבצע ניהול זמן חכם בצורה כזו שהוא מאציל משימות לאחרים על מנת לקדם ולדחוף את הנושאים החשובים. זהו הבדל מהותי בין מי שחושב שכל העולם על כתפיו (העובד) לבין מי שרואה עצמו אחראי לחלק את העבודה באמצעות תכנון זמן נכון והאצלת סמכויות לאחרים (מנכ"ל\מנהל).

צפו בסרטון של עידית פליק -כיצד לנהל את הזמן בצורה נכונה

הנה כמה דוגמאות לחשיבה השונה בהסתכלות על סיטואציות חיים עם טיפים לניהול זמן:

1. לקחת עזרה – כדי לקדם דבריםחשיבה של עובד – עזרה לא באה בחשבון. אני לא מיליונר, או מנכ"ל או סלב. מה העזרה כבר יכולה לעשות עבורי?
   חשיבה של מנכ"ל – פינוי של 1-2 שעות ביום יכול לעשות שינוי משמעותי עבורי. אני אוכל להשקיע עוד זמן בפרויקטים חשובים, שמקדמים את העסק והחברה שלי. ויישאר לי זמן למלא מצברים עם חברים ומשפחה. אני אבחן את הנושא במשך שלושה חודשים ואז אבדוק את השורה התחתונה, האם זה כדאי כן/לא.
2. לחסוך כסף
   
   חשיבה של עובד – אני אחסוך את הכסף של הקפה והמנקה…ואנהל את חיי עייף וזועף.
   חשיבה של מנכ"ל – לחסוך בוודאי. להרוויח יותר כסף כדי שההוצאות על המנקה והקפה יהיו לא רלוונטיות.כששואלים אותי "תגידי כמה יעלה לי לקחת עזרה?"
   אני מבינה שהמסר לא עבר בצורה טובה. השאלה היא לא כמה עולה העזרה, אלא איזה ערך היא תביא, איך היא חוסכת לי את הזמן בהתעסקות עם הטפל שיש לעשותו ומפנה את הזמן לדברים שמכניסים ומפתחים את העסק והחיים באופן כללי.
3. יעילות זה שם המשחק
   
   חשיבה של עובד – יש עוד אפליקציה של יעילות שאפשר להוריד, יש עוד משימות שאפשר לדחוס ליומן. התפיסה ש"אם רק…אז", ניהול הזמן שלי יהיה יעיל יותר.
   חשיבה של מנכ"ל – שום יישומון של יעילות וניהול משימות לא ישפר את חיי, באמת. מה שישנה את חיי בצורה דרמטית התשתית שמביאה הצלחות. למשל, תשתית פיזית של שינה טובה, או האצלת סמכויות כלומר לקחת עזרה, אני מאמינה בזה.
   כשרוצים לגדול צריך עזרה חיצונית.
   Do what you do best and outsource the rest

זה שינוי חשיבתי מאוד משמעותי. יש שלב ששום אפליקציית יעילות לא תחליף אדם שיעשה עבורך את העבודה בצורה טובה. האתגר עכשיו, הוא למצוא את האדם המתאים לביצוע העבודה.

כמה שאלות לבדיקה

על מה הלך הזמן שלך אתמול?
זה מה שהיית רוצה לעשות כל חייך?
כמה אימיילים, משימות סתמיות, קניות של ציוד ביצעת?

ועכשיו לשאלה החשובה, מה יקרה לדעתך, כשתעביר את המשימות האלה למישהו או מישהי שנהנים לעשות בדיוק את זה וטובים במה שהם עושים? כמה זמן נחסך? עם הזמן הזה שנשאר לך, משפחה, פיתוח עסקי או ניהולי, אולי מנוחה וריענון משאבים אישיים, מה מהן תבחר או תבחרי להשקיע בו?

חלק מהאנשים שאני מכירה מסתובבים סביב הזנב של עצמם במשימות בלתי נגמרות, בשל ניהול ותכנון זמן שמותירים אותם מאחור. פיתוח חשיבה של מנכ"ל, מאפשרת להם להתבונן בגישה שונה על החיים בכלל והעסק בפרט.

על מה לדעתך שווה לך להשקיע את זמנך?
מה ייתן ערך ותשואה גבוה יותר על הזמן שלך?
לחשוב כמו מנכ"ל יעזור לך להחליט.

ממליצה לכנס את המנכ"ל לפגישה אחד על אחד 😊, מה דעתך?

עידית פליק- מנטורית עסקי